Das Studentenwerk Halle beschäftigt in seinen Mensen Mitarbeiter in mehreren Schichten. Für die Schichtplanung wurde bisher eine Software eingesetzt, die nun allerdings ersetzt werden sollte. Bei dieser Gelegenheit konnten gleich einige neue und schon lange gewünschte Funktionen umgesetzt werden.
Grundfunktionen sind die Abstimmung mit den Mitarbeitern, die Möglichkeit, auf Änderungen zeitnah reagieren zu können und die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Da die alte Software keine Webanbindung besaß, war ein Self-Service der Mitarbeiter bisher nicht realisierbar. Für die Zukunft sollte dies aber möglich sein - ein Login und eine Benutzerverwaltung vorausgesetzt. Benachrichtigungen per E-Mail sollten ebensowenig vergessen werden wie Möglichkeiten einer Auswertung.
Das alles spricht für eine webbasierte Lösung und da bereits der blueways Buchungsmanager für die Terminplanung der Beratungsangebote im Einsatz ist, lag es nahe, auch den Schichtplaner damit zu realisieren.
Die Umsetzung nutzt also weiterhin den blueways Buchungsmanager und erweitert diesen um die spezifischen Funktionen. Die Mitarbeiter erhalten ein personalisiertes Login, das sie selbst pflegen können. Damit erreichen Sie eine Übersicht der verfügbaren Einsatzzeiten und können diese für sich reservieren. Ein Mitarbeiter des Studentenwerks wird anschließend informiert und hat so jederzeit den Überblick über die aktuelle Situation. Im TYPO3 gibt es mehrere Ansichten, um die Schichten zu visualisieren.
Das System ist nun seit Kurzem live im Einsatz. Es reduziert deutlich den bisherigen Aufwand in der Abstimmung mit den Mitarbeitern. Zeitraubende Rückfragen wurden reduziert und die Planungssicherheit gesteigert. Da der Schichtplaner responsive umgesetzt wurde, kann nun auch von allen Geräten darauf zugegriffen und gebucht werden.
Zukünftig soll der Schichtplaner auch als Basis für die Abrechnung der Arbeitszeiten verwendet werden, da nun alle notwendigen Daten für diesen Prozess vorhanden sind.