Flyer aus Datenbankinhalten erzeugen mit TYPO3

Kundin

Hochschule Anhalt - University of Applied Sciences - www.hs-anhalt.de

Situation

Die Hochschule Anhalt konzipiert für jeden ihrer Studiengänge einen Flyer. Darin werden Informationen wie z.B. Kontaktdaten sowie Ablauf und Inhalte des Studiums zusammengetragen. Die Flyer sollen für die Mitarbeitenden der Hochschule Anhalt als druckfähige PDF zur Verfügung stehen.

Problem

  • Informationen zu den Studiengängen ändern sich regelmäßig
  • Inhalte der Flyer müssen dementsprechend aktualisiert werden
  • Bei aktuell 87 Studiengängen erzeugt das einen enormen zeitlichen Aufwand

Ändern sich die Infos auf dem Flyer, ergibt sich bei einer Anzahl von 87 Studiengängen ein enormer Aufwand für die manuelle Datenpflege der Dateien. Denn jede neue bzw. überarbeitete Eintragung eines Studiengangs wurde bis dato per Hand in einem Designprogramm für die Druckversion des jeweiligen Flyers aktualisiert. Weiter mussten Druckversionen exportiert, abgelegt und für die Fachbereiche bereitgestellt werden.

Lösung

  • Studiengänge werden für die Website in TYPO3-Extension gepflegt und aktuell gehalten
  • Einbindung der Informationen in eine Datenbank, die Grundlage für eine Flyer-Druckvorlage bildet
  • Mitarbeitende können so die Flyer als druckfähige PDF erzeugen und an die Druckerei weiterleiten

Alle Infos zu den Studiengängen auf der Website der Hochschule Anhalt werden von verschiedenen Redaktionen der Hochschule gepflegt. Wir haben im Inhaltselement für jeden Studiengang einen Reiter integriert, in dem Inhalte explizit für die Druckversion des Studiengangsflyers eingefügt werden.

Nach vorhergehender Designumsetzung, bei der die besondere Falttechnik des Flyers und die daraus resultierenden verschiedenen Ausrichtungen der Inhalte berücksichtigt werden musste, wird nun der Flyer jedes einzelnen Studiengangs aus der im TYPO3 hinterlegten Datenbank generiert. Diese wiederum speist sich aus dem jeweiligen studiengangabhängigen Layout und aus den explizit angelegten Informationen der Studiengänge.

Der Flyer jedes einzelnen Studiengangs ist jetzt als druckfähige PDF im Intranet abrufbar, sodass die Mitarbeitenden der Hochschule Anhalt jederzeit auf die aktuellste Version zugreifen und an ihre Druckerei weiterleiten können.

Beispiel

  1. Der Studiengang Data Science (M.Sc.) kann nun nicht nur zum Winter- sondern auch zum Sommersemester begonnen werden.
     
  2. Diese neue Information wird durch die zuständige Redakteurin der Hochschule Anhalt im Backend der Website im Inhaltselement des Studiengangs Data Science (M.Sc.) angepasst.
     
  3. Nachdem die Änderung gespeichert wurde, sind die Daten für die PDF des Flyers des Studiengangs Data Science (M.Sc.) abrufbereit.
     
  4. Nun kann mit Klick auf den Button im Intranet die neue druckfähige Datei heruntergeladen werden - ohne dass jemand extra eine Flyer-Datei bearbeiten muss.


Nach unserer Arbeit

Die manuelle Erstellung von Druckdaten ist nun nicht mehr nötig: Werden die Studiengangsinformationen auf der Website der Hochschule Anhalt aktualisiert, sind die abrufbaren Flyer-PDFs nach der Anpassung automatisch auf dem neuesten Stand. Somit ist der Aufwand für Aktualisierungen kein Thema mehr.

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